Aula 05 · E-mail inteligente: ler, classificar e rascunhar · Automação com IA sem Código

Nesta aula

A caixa de entrada não precisa ser lida do zero toda manhã. Ela pode chegar já separada, com a resposta rascunhada, esperando só o seu ok.

Conheço muito escritório em que a primeira hora do dia é abrir e-mail por e-mail e decidir o que fazer com cada um. É trabalho de triagem, e triagem tem regra. Nesta aula você monta um fluxo que faz a triagem sozinho e ainda deixa um rascunho de resposta para cada e-mail que merece resposta. A palavra importante é rascunho. Nada sai da caixa sem uma pessoa ler e clicar em enviar.

Ao final, você vai saber montar um fluxo que dispara a cada e-mail novo e classifica o e-mail por tipo.
Vai entender como pedir à IA um rascunho de resposta no tom da sua empresa, e por que ele fica como rascunho.
Vai sair com um entregável: a caixa de entrada triada, com rascunhos prontos esperando a sua aprovação.

O gatilho é o e-mail que chega

Até agora o gatilho era um formulário. Agora é a própria caixa de e-mail. No n8n, procure o nó de e-mail do seu provedor (Gmail, Outlook ou um nó genérico de e-mail) e escolha a versão gatilho, a que dispara quando chega mensagem nova. Você conecta a conta uma vez, autorizando a ferramenta a ler a caixa, e a partir daí cada e-mail novo vira uma execução do fluxo. No Make e no Zapier a lógica é a mesma: existe um módulo ou passo de "e-mail novo" que faz exatamente isso.

Cada execução chega com os campos do e-mail separados: remetente, assunto, corpo, data, se tem anexo. Esses são os dados que os próximos passos vão usar.

Dica

Não ligue o fluxo na caixa principal do escritório de primeira. Crie uma caixa de teste, ou use um marcador (uma etiqueta) e configure o gatilho para reagir só ao que tem aquele marcador. Assim você testa com calma e liga na caixa de verdade quando confiar.

Cuidado com dados

E-mail de cliente é dado pessoal por definição: nome, endereço, CPF em anexo, extrato bancário. Ao autorizar a ferramenta a ler a caixa, você está confiando a ela tudo isso. Prefira a conta da empresa, com senha forte e dois fatores, e conceda só a permissão de leitura e de criar rascunho, se o provedor permitir escolher. Na aula 11 a gente volta a esse ponto com calma.

Classificar antes de responder

Vamos usar um escritório contábil como exemplo. O que chega na caixa dele todo dia cabe em quatro tipos: documento de cliente (extrato, nota, comprovante), dúvida (o cliente pergunta algo), cobrança (alguém cobra o escritório ou o escritório precisa cobrar) e spam ou propaganda. Cada tipo tem um destino diferente, e o primeiro passo de IA é dizer qual é qual.

Contexto: você faz a triagem dos e-mails recebidos por um escritório de contabilidade que atende pequenas empresas. Tarefa: leia o assunto e o corpo do e-mail abaixo e classifique em uma destas quatro categorias: Documento, Duvida, Cobranca, Spam. Documento é quando o cliente envia ou avisa que enviou arquivos (extratos, notas, comprovantes, contratos). Duvida é quando o cliente pergunta algo sobre impostos, prazos, folha, obrigações ou sobre o próprio escritório. Cobranca é quando alguém cobra um pagamento, um prazo ou uma entrega, em qualquer direção. Spam é propaganda, newsletter, oferta não solicitada ou mensagem automática sem relação com um cliente. Formato: responda com uma única palavra, exatamente como escrita na lista, sem acento, sem ponto final, sem explicação. Assunto: {{ $json.subject }} Corpo: {{ $json.text }}

Repare que as categorias estão sem acento e sem espaço. É de propósito: a condição que vem depois compara texto exato, e acento é uma fonte comum de erro silencioso. O nome dos campos (subject, text) depende de como o nó de e-mail entrega os dados; olhe a saída do gatilho no histórico de execuções e use o nome que aparecer.

Depois do passo de IA, um nó Se (ou um nó de rotas, que é um Se com várias saídas) separa os caminhos:

Spam: o fluxo para. Nenhum rascunho, nenhum passo extra. Se quiser, o e-mail ganha um marcador "triado-spam" para você conferir de vez em quando.
Documento: marcador "documento-recebido" e um rascunho curto de confirmação.
Duvida: marcador "duvida" e um rascunho de resposta, que vai ser o mais trabalhoso.
Cobranca: marcador "cobranca" e um aviso imediato para o responsável financeiro, sem rascunho automático. Cobrança é conversa sensível.

Exemplo real

Antes: a sócia do escritório abria 60 e-mails por manhã, e boa parte era extrato de cliente que só precisava de um "recebido, obrigado". Depois: os extratos chegam já marcados, com o rascunho de confirmação pronto. Ela lê o rascunho, às vezes muda uma palavra, e envia. A parte que exige cabeça, as dúvidas, chegam separadas, e ela responde com atenção em vez de no meio do bolo.

O rascunho no tom da empresa

O segundo passo de IA escreve a resposta. Ele só roda para Documento e Duvida, e o pedido muda um pouco para cada um. O que não muda é a exigência de tom: a resposta tem que soar como o escritório, não como uma IA. Para isso, o pedido leva um exemplo real de e-mail que vocês já mandaram e um conjunto de regras.

Contexto: você rascunha respostas de e-mail para um escritório de contabilidade em Recife que atende pequenas empresas. O escritório escreve de forma cordial e direta, trata o cliente por "você", não usa gírias e não promete prazo que não esteja no texto do cliente. Exemplo de e-mail no tom do escritório: "Olá, Maria. Recebemos os extratos de agosto, obrigado. Vamos conferir e, se faltar algo, avisamos até quinta. Qualquer dúvida, é só responder aqui. Abraço, Equipe." Tarefa: escreva um rascunho de resposta para o e-mail abaixo. Se for um documento recebido, confirme o recebimento e diga que a equipe vai conferir. Se for uma dúvida, responda apenas o que der para responder com segurança a partir do que está no e-mail; para o resto, diga que a equipe vai verificar e retorna. Não invente valores, prazos legais nem regras de imposto. Não inclua saudação com nome se o nome do remetente não estiver claro. Formato: texto do e-mail pronto para enviar, no máximo 6 linhas, sem assunto, sem assinatura além de "Equipe". Categoria: {{ $json.categoria }} Assunto: {{ $json.subject }} Corpo: {{ $json.text }}

A frase "não invente valores, prazos legais nem regras de imposto" é a mais importante do pedido. Uma IA escrevendo sobre contabilidade vai, cedo ou tarde, afirmar um prazo com toda a confiança do mundo. Você quer que ela deixe essa parte para a equipe, e o pedido diz isso com todas as letras.

Onde o rascunho vai parar

No n8n, o mesmo nó de e-mail que dispara o gatilho tem, na versão ação, a opção de criar um rascunho. Procure algo como "criar rascunho" ou "draft" nas operações do nó de Gmail ou do seu provedor. O rascunho aparece na caixa, ligado ao e-mail original, como se você tivesse começado a responder e parado. Quem revisa abre, lê, ajusta se precisar e envia.

Se o seu provedor não tiver a opção de rascunho, o plano B é uma planilha "Para aprovar", com colunas: data, remetente, assunto, categoria, rascunho, status. A pessoa lê a planilha, copia o rascunho aprovado para o e-mail e marca o status. É menos elegante e funciona.

Cuidado

Existe a tentação de pular a revisão "só para as dúvidas simples". Não pule. A IA erra o nome do cliente, erra o tom em dia de reclamação, afirma um prazo que não existe. Um rascunho errado custa dois minutos de correção. Um e-mail errado enviado custa a confiança de um cliente. A aprovação humana é o que torna essa automação segura, e na aula 10 a gente formaliza esse ponto de aprovação em qualquer fluxo.

Testando com e-mails de mentira

Antes de ligar na caixa de verdade, crie uma conta de e-mail de teste e mande para ela, de outra conta, uns cinco e-mails inventados: um extrato em anexo com "segue o extrato", uma dúvida sobre prazo de um imposto, uma cobrança de fornecedor, uma propaganda de software e um e-mail ambíguo, tipo "oi, tudo bem? preciso falar com vocês". Deixe o fluxo rodar e abra o histórico de execuções.

Para cada e-mail, confira três coisas: a categoria saiu certa; o rascunho está no tom; o rascunho não inventou nada. O e-mail ambíguo é o mais útil: ele mostra o que a IA faz quando não tem informação. A resposta boa é um rascunho curto pedindo mais detalhes, não uma resposta confiante sobre um assunto que ninguém mencionou.

E-mail de teste	Categoria esperada	Rascunho esperado
"Segue o extrato de agosto em anexo"	Documento	Confirmação de recebimento, 2 a 3 linhas
"Até quando posso pagar o imposto deste mês?"	Duvida	Sem afirmar data; diz que a equipe confirma e retorna
"Fatura 1234 vence amanhã"	Cobranca	Nenhum; aviso ao financeiro
"Conheça o novo software de gestão"	Spam	Nenhum
"Oi, preciso falar com vocês"	Duvida	Pede mais detalhes, sem supor o assunto

Quando algo sai errado, o ajuste é sempre no pedido: uma definição de categoria mais clara, um exemplo a mais, uma regra do tipo "se o e-mail não disser o assunto, peça detalhes". Ajuste, reenvie o mesmo e-mail de teste e confira de novo. Só ligue na caixa real quando os cinco passarem.

Prática · 10 min

Triagem da caixa com rascunhos para aprovar

Crie uma conta de e-mail de teste (ou um marcador numa conta que você já usa) e conecte-a no n8n pelo nó de e-mail em modo gatilho.
Adicione um passo de IA com o pedido de classificação desta aula, ajustando os nomes dos campos para os que aparecem na saída do gatilho. Temperatura no mínimo.
Adicione um nó Se (ou de rotas) com as quatro categorias. Para Spam, nada. Para Cobranca, um e-mail de aviso para você mesmo.
Para Documento e Duvida, adicione o segundo passo de IA com o pedido de rascunho, trocando o exemplo de tom por um e-mail real que a sua empresa já enviou (sem dados de cliente).
Ligue a saída do rascunho à operação "criar rascunho" do nó de e-mail. Se não existir, grave numa planilha "Para aprovar".
Envie os 5 e-mails de teste da tabela, abra o histórico de execuções e confira categoria, tom e se nada foi inventado. Ajuste o pedido a cada erro.

Entregável: um fluxo que dispara a cada e-mail novo, classifica em Documento, Duvida, Cobranca ou Spam, avisa o financeiro nas cobranças e deixa rascunhos de resposta prontos para aprovação nos outros dois casos, testado com 5 e-mails fictícios.

Resumo da aula

O gatilho de e-mail novo transforma cada mensagem que chega numa execução do fluxo, com remetente, assunto e corpo separados.
Classificar primeiro (Documento, Duvida, Cobranca, Spam) e só rascunhar o que precisa mantém o fluxo enxuto e a fila de revisão limpa.
O rascunho leva o tom da empresa por exemplo, e a ordem explícita de não inventar valor, prazo nem regra.
A resposta vira rascunho na caixa (ou linha numa planilha "Para aprovar"); uma pessoa lê e envia. Sem exceção para "casos simples".
Cobrança é conversa sensível: aviso para uma pessoa, sem resposta automática.
Teste numa caixa separada com e-mails inventados; conta da empresa, dois fatores, permissão mínima; senha e chave nunca entram no pedido.

Quiz da aula

Quatro perguntas para fixar. A melhor nota fica guardada para o certificado.

E-mail inteligente: ler, classificar e rascunhar