Aula 06 · Documentos: de PDF e notas para a planilha · Automação com IA sem Código

Nesta aula

Digitar nota de fornecedor na planilha é o tipo de tarefa que ninguém quer e todo mundo faz. Ela pode chegar já digitada. Conferir continua sendo com você.

Toda oficina, loja e clínica recebe documento: nota de peça, nota de fornecedor, recibo, boleto. Alguém abre o PDF ou a foto, lê, digita na planilha de despesas e arquiva. É o mesmo movimento centenas de vezes por mês. Nesta aula você monta um fluxo que lê o documento, extrai os campos e grava na planilha. E aprende por que a coluna mais importante dessa planilha se chama Conferido.

Ao final, você vai saber montar um fluxo que pega um documento, transforma em texto e extrai os campos com um passo de IA.
Vai entender o que a IA erra em documentos (número, data, foto ruim) e como o fluxo lida com isso sem esconder o erro.
Vai sair com um entregável: 5 documentos extraídos para a planilha e conferidos campo a campo.

De onde o documento vem

Vamos usar uma oficina mecânica como exemplo. As notas de peças chegam de dois jeitos: por e-mail, em PDF, quando o fornecedor é organizado; e por foto, tirada no balcão com o celular, quando não é. Os dois caminhos entram no mesmo fluxo, mudando só o gatilho.

Chegou por e-mail

O gatilho é o nó de e-mail em modo gatilho, como na aula 5, filtrado para mensagens com anexo. O anexo é o documento.

Chegou por foto

Crie uma pasta no Google Drive chamada "Notas para lançar" e oriente a equipe a salvar a foto ali. O gatilho é o nó de Drive que dispara quando aparece arquivo novo na pasta.

No n8n, os dois existem como nós de gatilho; procure "e-mail novo" e "arquivo novo na pasta". No Make e no Zapier a lógica é a mesma: um módulo ou passo que observa a caixa ou a pasta e dispara quando algo entra. A partir daí, o fluxo é idêntico.

Dica

Pasta no Drive é o caminho mais simples para começar, porque qualquer pessoa da equipe sabe salvar uma foto numa pasta. Comece por ele e acrescente o e-mail depois, quando o fluxo já estiver estável.

Do arquivo ao texto, do texto ao dado

Aqui aparece um passo que não existia nas aulas anteriores. O modelo de IA lê texto. Um PDF ou uma foto são arquivos, não texto. Alguém precisa fazer a conversão. No n8n, procure o nó que extrai texto de arquivo: ele recebe o PDF e devolve o conteúdo escrito. Para foto, o caminho é um passo de reconhecimento de texto em imagem (o nome comum é OCR), ou um nó de IA que aceite imagem diretamente, o que vários modelos hoje fazem. Em ambos os casos, o resultado é um texto solto com tudo o que estava no documento, sem ordem garantida.

Esse texto solto é o que entra no passo de IA. E o pedido, agora, é de extração com formato estruturado, como você viu na aula 4:

Contexto: você extrai dados de notas fiscais e recibos de compra de peças de uma oficina mecânica, a partir do texto lido do documento. O texto pode estar desordenado ou com trechos ilegíveis. Tarefa: encontre no texto os campos abaixo e devolva cada um. Se um campo não estiver legível ou não existir, use null. Nunca deduza nem estime um valor que não esteja escrito. O total é o valor final a pagar, depois de descontos e impostos, se houver. Formato: responda somente com um JSON válido, sem texto antes ou depois, com estas chaves: fornecedor, cnpj, data, numero, total, itens. O campo itens é uma lista em que cada item tem descricao, quantidade e valor_unitario. Datas no formato AAAA-MM-DD. Valores como número, com ponto decimal e sem símbolo de moeda. Exemplo: {"fornecedor": "Auto Peças Norte", "cnpj": null, "data": "2026-09-12", "numero": "45871", "total": 1520.00, "itens": [{"descricao": "Pastilha de freio dianteira", "quantidade": 2, "valor_unitario": 180.00}]} Texto do documento: {{ $json.text }}

Três coisas nesse pedido merecem atenção. "Nunca deduza nem estime" é a ordem que impede a IA de preencher com chute o que não leu. A definição do total evita que ela pegue o subtotal. E o formato dos números e datas garante que a planilha receba algo que consiga somar e ordenar, e não um valor escrito com símbolo de moeda, vírgula e ponto de milhar, que a planilha trata como texto.

Depois do passo de IA, o nó de Planilhas Google grava uma linha por documento. Se a ferramenta tiver a opção de saída estruturada no nó de IA, use; ela entrega os campos já separados para o mapeamento. Se não, existe um nó para ler o JSON da resposta e transformá-lo em campos; procure algo como "analisar JSON" ou "extrair campos".

Exemplo real

Antes: o dono da oficina juntava as notas numa gaveta e, no fim do mês, passava um sábado digitando tudo. Depois: a foto vai para a pasta no dia da compra, a linha aparece na planilha em um minuto, e o sábado virou uma hora de conferência. Não é que a digitação sumiu. É que ela virou revisão, que é mais rápida e pega o erro antes de ele virar pagamento errado.

A coluna Conferido

A planilha de notas tem as colunas que o JSON define (fornecedor, CNPJ, data, número, total) e mais três que o fluxo não preenche: Conferido, Conferido por e Observação. Conferido começa vazio em toda linha nova. Uma pessoa abre a nota original, compara campo a campo e só então marca Sim. Nenhum valor dessa planilha é usado para pagar, fechar caixa ou declarar imposto antes da coluna estar marcada.

Isso não é excesso de zelo. É a resposta a três erros que a IA comete em documento, com alguma frequência:

Número trocado. 1.250 vira 1.520; 12/09 vira 09/12. Inversão de dígito é o erro mais comum e o mais caro, porque o resto parece perfeito.
Total errado. A IA pega o subtotal, ou o valor de um item, ou o valor com juros de um boleto vencido. A definição de total no pedido ajuda, mas não elimina.
Foto ruim. Tremida, cortada, com sombra, com o dedo na frente. Aqui o pedido manda usar null, e a linha chega quase vazia. É o comportamento certo: melhor uma linha vazia do que uma linha inventada.

Para a foto ruim, o fluxo pode ajudar um pouco mais: uma condição depois do passo de IA verifica se total é null e, se for, manda um aviso ("não consegui ler a nota X, tire outra foto") para quem salvou o arquivo. A causa está na origem, e a correção também.

Cuidado com dados

Nota fiscal tem CNPJ, endereço, às vezes nome e CPF de pessoa física. Ao mandar o texto do documento para o modelo, esses dados vão junto. Use a conta da empresa no provedor de IA, guarde a planilha com acesso restrito a quem cuida do financeiro, e não deixe a pasta "Notas para lançar" compartilhada com todo mundo da empresa. Se o fornecedor for pessoa física, considere extrair só o necessário e deixar o CPF fora do pedido.

Testando com cinco documentos

Separe cinco documentos de verdade, de compras já pagas e conferidas, e uma planilha de teste separada da oficial. Escolha com intenção: um PDF limpo de fornecedor organizado, uma foto boa de nota de balcão, uma foto medíocre (levemente inclinada), um recibo manuscrito e um boleto com juros. Cada um testa uma fraqueza diferente.

Documento	O que testa	Resultado esperado
PDF limpo	O caminho feliz	Todos os campos certos
Foto boa	Reconhecimento de texto em imagem	Campos certos, talvez itens incompletos
Foto inclinada	Limite da leitura	Alguns null; total precisa estar certo ou null, nunca errado
Recibo manuscrito	Letra de mão	Muitos null; sem invenção
Boleto com juros	Definição de total	Total igual ao valor final a pagar

Passe os cinco pelo fluxo, abra a planilha de teste e confira cada campo contra o original. O que importa não é acertar tudo. É que nenhum valor errado apareça com cara de certo. Um null é aceitável; um total inventado, não. Se aparecer invenção, reforce no pedido a frase "nunca deduza nem estime" e acrescente um exemplo do caso que falhou.

Quando os cinco passarem com essa régua, ligue na pasta ou na caixa de verdade e mantenha a conferência como rotina fixa, com dia e responsável.

Prática · 10 min

Extraia e confira cinco documentos

Crie uma planilha de teste com as colunas: fornecedor, cnpj, data, numero, total, itens, Conferido, Conferido por, Observação.
Crie uma pasta de teste no Google Drive e, no n8n, um fluxo com o gatilho de arquivo novo nessa pasta.
Adicione o nó que extrai texto de arquivo (para PDF) ou um passo de leitura de imagem (para foto). Depois, o passo de IA com o pedido de extração desta aula. Temperatura no mínimo.
Ligue a saída ao nó de Planilhas Google, mapeando cada chave do JSON para uma coluna. Deixe Conferido, Conferido por e Observação sem mapeamento.
Salve os 5 documentos escolhidos na pasta, um de cada vez, e acompanhe no histórico de execuções.
Abra a planilha e confira campo a campo contra os originais. Marque Conferido como Sim só nas linhas em que tudo bateu; nas outras, escreva na Observação o que a IA errou ou não leu.

Entregável: um fluxo que transforma documentos de uma pasta em linhas de planilha, uma planilha de teste com 5 documentos extraídos, a coluna Conferido preenchida e a lista do que a IA errou para ajustar o pedido.

Resumo da aula

Documento entra por e-mail com anexo ou por pasta no Drive; o gatilho muda, o resto do fluxo é o mesmo.
O modelo lê texto: antes do passo de IA, um nó extrai o texto do PDF ou reconhece o texto da foto.
O pedido de extração devolve JSON com chaves fixas, null para o que não leu, e a ordem de nunca deduzir nem estimar.
A planilha tem a coluna Conferido, vazia por padrão; valor financeiro só é usado depois de uma pessoa comparar com o original.
Os erros típicos são dígito invertido, total errado e foto ruim; o fluxo deve mostrar que não leu, nunca inventar.
Nota tem CNPJ e às vezes CPF: conta da empresa, pasta e planilha com acesso restrito, e só o necessário no pedido.

Quiz da aula

Quatro perguntas para fixar. A melhor nota fica guardada para o certificado.

Documentos: de PDF e notas para a planilha