Modelos reutilizáveis: a sua biblioteca de pedidos

Nesta aula

Quem escreve o mesmo pedido pela terceira vez está pagando uma dívida que não precisava existir.

Lá na aula 03 você reescreveu três pedidos com o método das cinco partes, e eu disse que eles eram a semente da sua biblioteca. Chegou a hora de plantar. Nas últimas seis aulas você produziu pedidos para e-mail, resumo, ata, planilha, pesquisa e apresentação. Se cada um deles foi escrito e esquecido, o trabalho de pensar o pedido vai se repetir toda semana. Uma biblioteca de pedidos é o oposto disso: pensa uma vez, usa sempre. Hoje você monta a sua.

• Ao final, você vai saber transformar um pedido que funcionou num modelo reutilizável, com campos a preencher.
• Vai ter um jeito de organizar e guardar os modelos que permite achar qualquer um em segundos.
• Vai sair com uma biblioteca de 10 modelos cobrindo as tarefas mais frequentes do seu trabalho.

Resposta salva ou modelo salvo: a diferença que importa

Muita gente guarda respostas boas da IA. Copia o e-mail que ficou perfeito e cola numa pasta. Isso ajuda uma vez. Na semana seguinte a situação é um pouco diferente, o e-mail salvo não serve, e a pessoa volta a escrever o pedido do zero.

O que vale guardar é o pedido, não a resposta. Um pedido que funcionou, com as partes fixas escritas de vez e as partes variáveis marcadas entre colchetes, vira uma receita. Toda vez que a situação parecida aparece, você preenche os colchetes e recebe uma resposta nova no mesmo padrão. É isso que eu chamo de modelo.

O que fica fixo e o que vira campo

Volte às cinco partes da aula 03. Contexto sobre o negócio, formato e regras de tom quase nunca mudam: ficam escritos. Situação específica, nome do produto, prazo, texto a ser trabalhado mudam sempre: viram campos.

Repare que o modelo da padaria não guarda o nome de nenhum cliente. Ele guarda o jeito de responder. O dado real entra só na hora de usar, e mesmo assim só o que a IA precisa: o tipo de bolo, não o telefone de quem pediu.

Anatomia de um modelo

Um modelo bom tem cinco linhas de cabeçalho e o corpo do pedido. O cabeçalho é para você achar e confiar; o corpo é o que vai para o assistente. Veja o modelo completo da padaria:

Três coisas para observar. Primeira: o valor fica como [VALOR] para a dona preencher, porque preço é fato do negócio e a IA não sabe. Segunda: a regra das 48 horas está no contexto, então a IA já confere a data sozinha. Terceira: a linha VERSÃO guarda por que o modelo mudou, o que evita repetir um erro que já foi corrigido.

Modelo de instrução, não só de pedido

Também vale guardar na biblioteca as instruções pessoais da aula 02 (quem sou, como escrevo, o que não faço) e as instruções de projeto quando você as tiver. Elas são a base de todos os modelos, e se um dia você trocar de assistente ou perder a conta, é o primeiro texto que você vai querer de volta.

Organizar por tarefa, não por data

A biblioteca só funciona se você achar o modelo em menos tempo do que levaria para escrever o pedido. Isso significa organizar pelo que você precisa fazer na hora de usar. Ninguém procura "o modelo de setembro"; a pessoa procura "responder e-mail de cobrança".

Em quase todo negócio pequeno as tarefas caem em cinco grupos, que são os capítulos da biblioteca:

Dentro de cada grupo, um modelo por tarefa recorrente. Não precisa de muitos. Um escritório contábil que atende comércio local chegou a 12 modelos e parou: cobrança de documento atrasado, aviso de vencimento de imposto, explicação de guia para cliente leigo, resumo de reunião, resposta a dúvida sobre nota fiscal, e por aí vai. Cada um usado várias vezes por semana. Modelo que não foi usado em dois meses vai para uma seção "arquivo" e sai da frente.

Onde guardar

Existem três lugares, e o certo é usar os três em camadas.

1. O documento, que é a fonte

O seu Meu curso de IA, ou um documento próprio chamado Biblioteca de pedidos, é a cópia principal. Texto puro, com um título por grupo e um subtítulo por modelo. Ele não depende de nenhum assistente, sobrevive à troca de ferramenta e pode ser compartilhado com a equipe com um link. Se você só fizer uma coisa desta aula, faça esta.

2. O projeto do assistente, que é a mão na massa

Se o seu assistente tem projetos (ou pastas de conversa com instruções próprias), crie um por grupo da biblioteca. No projeto "Atendimento", por exemplo, as instruções do projeto trazem o tom da empresa e a política de troca, e os modelos ficam anexados como arquivo ou colados nas instruções. Toda conversa aberta ali já nasce com esse contexto, e o modelo vira só "use o modelo de orçamento de bolo com estes campos".

3. As instruções pessoais, que são o chão

O que vale para todos os modelos, tom, regras de formato, o que não fazer, não deve ser repetido em cada um. Fica nas instruções pessoais, tema da aula 02. Assim os modelos ficam mais curtos e, quando você muda uma regra geral, muda num lugar só.

Manter viva

Biblioteca parada apodrece. Duas rotinas curtas resolvem: ao usar um modelo, atualizar a linha "último uso que deu certo" e, se mudou algo, subir a versão com o motivo. Uma vez por mês, dez minutos para arquivar o que não foi usado e promover um pedido novo que se repetiu. Na aula 14 essa biblioteca vira também a lista de candidatos a automação: o modelo mais usado é o primeiro que vale automatizar.