Primeira automação: formulário, planilha e aviso

Nesta aula

A primeira automação que roda é a que muda a sua cabeça. Depois dela, você vê fluxo em tudo.

Chega de teoria. Hoje a gente monta uma automação completa, de ponta a ponta: alguém preenche um formulário, a resposta vira uma linha na planilha e a equipe recebe um e-mail avisando. É simples de propósito. Essa mesma automação vai ganhar um passo de IA na aula 4 e aprovação humana na aula 10. Ela é a espinha do curso, então vale montar com calma e com nome bem dado.

• Ao final, você vai ter um fluxo com gatilho de formulário, gravação em planilha e e-mail de aviso, rodando.
• Vai saber testar cada nó, ler o que ele recebeu e devolveu, e corrigir o mapeamento dos campos.
• Vai sair com um entregável: a automação "Contatos do site" ativa, com dados de teste conferidos.

O caso: uma escola de idiomas e o formulário do site

A escola de idiomas recebe todo dia pedidos pelo site: gente querendo saber preço, horário de turma, se tem aula para criança. Cada pedido chegava por e-mail numa caixa compartilhada, e alguém copiava nome e telefone para uma planilha quando lembrava. Às vezes não lembrava. O interessado esperava dois dias por uma resposta e matriculava o filho na escola do outro lado da rua.

A automação resolve o que a memória não resolve. Em uma frase da aula 1: quando alguém enviar o formulário, grave na planilha e avise a equipe. Três caixinhas.

Antes de abrir a ferramenta: a planilha

Crie no Google Planilhas uma planilha chamada Contatos do site, com uma aba chamada Contatos e estas colunas na primeira linha, exatamente nesta ordem:

Os nomes das colunas importam: a ferramenta vai usá-los para saber onde gravar cada campo. E um cuidado desde já: essa planilha vai reunir nome, e-mail e telefone de gente de fora. Compartilhe só com quem atende. Nada de "qualquer pessoa com o link".

As três caixinhas

Abra a ferramenta, crie um fluxo novo e dê o nome Contatos do site. Nome bom é o que a pessoa que vier depois de você entende sem abrir. Agora, as caixinhas, uma de cada vez. Eu descrevo no n8n; no Make e no Zapier a lógica é a mesma, muda o nome (módulo, passo), não o raciocínio.

1. O gatilho: formulário

Procure o gatilho de formulário da própria ferramenta. O n8n tem um nó de formulário que cria a página do formulário para você, com um endereço próprio, sem precisar de site. Crie quatro campos: Nome, E-mail, Telefone e Mensagem. Marque os três primeiros como obrigatórios. Se a sua escola já usa um formulário de outro serviço (Google Forms, por exemplo), a maioria deles também pode ser gatilho; o raciocínio não muda.

Repare que a ferramenta gera um endereço de teste e um de produção para o formulário. O de teste serve para você experimentar com o fluxo aberto na tela. O de produção é o que vai para o site quando o fluxo estiver ativo.

2. A ação: gravar na planilha

Procure o nó de Planilhas Google. Conecte a conta Google da empresa (a ferramenta vai pedir autorização; leia as permissões). Escolha a operação de adicionar linha, aponte para a planilha Contatos do site e para a aba Contatos.

Aí vem a parte mais importante desta aula: o mapeamento. Para cada coluna, você diz qual campo do gatilho vai ali. Nome recebe o Nome do formulário, E-mail recebe o E-mail, e assim por diante. No n8n, os campos do gatilho aparecem num painel à esquerda e você arrasta cada um para a coluna certa; a ferramenta escreve a expressão sozinha, algo como {{ $json.Nome }}. O nome dentro da expressão é o que você deu ao campo no gatilho.

Duas colunas não vêm do formulário. Em Data, use a expressão de data e hora atual da ferramenta (no n8n, {{ $now }} devolve o momento da execução; dá para formatar, mas o bruto já serve). Em Status, digite a palavra novo, sem expressão. Categoria fica em branco.

3. A ação: avisar a equipe

Procure o nó de e-mail. Pode ser o do Gmail, se a escola usa Google, ou o de envio por SMTP, que funciona com qualquer provedor. Conecte a conta de e-mail da empresa. Destinatário: o endereço de quem atende (por exemplo, o e-mail de atendimento da escola). Assunto: Novo contato pelo site: seguido do campo Nome arrastado. No corpo, monte um texto curto com os quatro campos, um por linha, e uma frase: "Responda em até 1 dia útil e atualize o Status na planilha."

Testar antes de ligar

Com as três caixinhas ligadas em sequência, não ative ainda. Use o botão de testar. Abra o endereço de teste do formulário, preencha com dados inventados (Nome: Teste Um, e-mail e telefone de mentira, Mensagem: "quero saber o horário das turmas de sábado") e envie.

Volte à tela do fluxo. Cada caixinha mostra o que recebeu e o que devolveu. É aqui que você lê, sem pressa:

• O gatilho recebeu os quatro campos? Os nomes batem com os que você usou no mapeamento?
• O nó da planilha devolveu sucesso? Abra a planilha: a linha nova está na coluna certa? Data preenchida? Status "novo"?
• O e-mail chegou? Assunto com o nome? Corpo com os campos na ordem?

Se algo veio trocado, o erro está quase sempre no mapeamento: um campo arrastado para a coluna errada ou um nome de campo digitado diferente no gatilho e no nó. Corrija, teste de novo. Repita até três envios de teste passarem limpos.

Ativar

Passou nos testes, ative o fluxo. A partir daí ele roda sem a tela aberta. Troque o endereço do formulário no site (ou onde ele estiver publicado) pelo endereço de produção. Faça um último envio, agora pelo endereço de produção, e confira a linha e o e-mail. Pronto: a primeira automação está no ar.

Se quiser um texto de aviso melhor do que o meu, peça ao assistente de IA, sem colar dado de cliente:

Cole o texto no nó de e-mail e troque cada marcador pelo campo arrastado do gatilho.

O que esse fluxo já ensina sobre todos os outros

Você acabou de usar o padrão que vai se repetir o curso inteiro: um gatilho, uma ação que grava, uma ação que avisa. Troque o formulário por um e-mail recebido, a planilha por uma agenda, o aviso por uma mensagem no WhatsApp pela plataforma oficial, e o desenho é o mesmo. O que muda é o conteúdo das caixinhas.

Também apareceram, sem alarde, três hábitos que separam automação que dura de automação que quebra: nome claro no fluxo e nas colunas, anotação dentro dos nós, e teste com dado fictício antes de ativar. Mantenha os três e a maior parte dos problemas nunca chega a acontecer.

Na próxima aula, a coluna Categoria, que ficou vazia, ganha vida: um passo de IA vai ler a Mensagem e dizer se é pedido de orçamento, dúvida ou reclamação. A automação de hoje é a base disso. Deixe-a rodando.