Aula 07 · Planilhas com IA: fórmulas, limpeza e análise · IA na Prática para o Trabalho

Nesta aula

A planilha é boa de conta e ruim de explicação. A IA é o contrário. Junte as duas.

Quase todo negócio pequeno vive numa planilha: controle de caixa, estoque, agenda, comissões, lista de alunos. E quase todo dono já travou numa fórmula que alguém montou anos atrás e ninguém mais entende. Nesta aula você vai usar a IA para o que ela faz bem nesse mundo: escrever a fórmula, explicar o que ela faz, planejar uma limpeza e ler uma tabela em busca de padrões. E vai deixar para a planilha o que ela faz melhor: calcular. Lembre da aula 01: conta longa é um dos quatro erros de sempre da IA. Aqui a gente contorna isso com método.

Ao final, você vai saber pedir uma fórmula, entender a explicação e validar com um caso que você já conhece.
Vai ter um roteiro de limpeza para dados bagunçados: espaços, maiúsculas, duplicados, números guardados como texto.
Vai sair com 3 fórmulas reais do seu negócio, cada uma testada e anotada no documento Meu curso de IA.

A regra do jogo: quem calcula é a planilha

Google Planilhas e Excel calculam com precisão qualquer coisa que você souber pedir. O problema nunca foi a conta; foi saber qual fórmula pedir e entender a que já existe. É exatamente aí que a IA entra. Ela conhece as funções de planilha, escreve a fórmula a partir de uma descrição em português e explica, pedaço por pedaço, o que uma fórmula estranha está fazendo.

O que a IA não deve fazer é somar a sua coluna de 300 linhas "de cabeça". Ela pode até acertar. Mas quando erra, erra em silêncio, com o mesmo tom de quem acertou. Então a divisão é esta: a IA escreve e explica, a planilha calcula, você valida.

Duas coisas que mudam de planilha para planilha

O separador de argumentos. Planilhas configuradas em português usam ponto e vírgula entre os argumentos de uma fórmula: =SOMASE(B:B;"Pago";C:C). Planilhas em inglês usam vírgula. A IA às vezes escreve no padrão inglês. Se a fórmula der erro na primeira tentativa, esse é o primeiro suspeito.
O nome da função. Em português, SOMASE, PROCV, CONT.SE, SE, ARRUMAR. Em inglês, SUMIF, VLOOKUP, COUNTIF, IF, TRIM. Diga no pedido em que idioma está a sua planilha e o problema desaparece.

Dica

Acrescente às suas instruções pessoais (aula 02) uma linha como: "Minha planilha é o Google Planilhas em português; fórmulas com nomes em português e ponto e vírgula como separador." Você nunca mais precisa repetir isso.

Exemplo real

Uma padaria controlava as encomendas de bolo numa planilha com uma coluna de status (Pago, Pendente, Cancelado) e uma de valor. A dona queria saber quanto ainda tinha a receber no mês. Antes, filtrava à mão e somava na calculadora. Com a IA, descreveu a planilha e recebeu =SOMASE(C:C;"Pendente";D:D), mais a explicação: "some a coluna D em todas as linhas em que a coluna C for exatamente Pendente". Testou com três encomendas que ela sabia o valor, bateu, e a fórmula ficou lá.

Pedir uma fórmula e entender o que ela faz

O método das cinco partes da aula 03 vale aqui com um detalhe a mais: descreva a estrutura da planilha. A IA não vê as suas colunas; você precisa contar quais são e o que tem em cada uma.

Contexto: uso o Google Planilhas em português (separador ponto e vírgula). Tenho uma aba chamada Vendas com estas colunas: A = data, B = vendedor, C = produto, D = valor, E = status (Pago ou Pendente). Tarefa: escreva uma fórmula que some o valor de todas as vendas pagas do vendedor cujo nome está na célula H2. Formato: a fórmula pronta para colar, depois uma explicação de cada parte em linguagem simples, e um exemplo de teste que eu possa fazer com 3 linhas para conferir se está certa.

Repare no fim do pedido: "um exemplo de teste com 3 linhas". Isso força a IA a te entregar o jeito de validar junto com a fórmula. Você monta as 3 linhas, sabe a resposta de cabeça, e compara com o que a fórmula devolve. Se bater, confia. Se não bater, cola a fórmula e o resultado errado de volta e pede para ela achar o problema.

A fórmula herdada que ninguém entende

O caminho inverso é tão útil quanto. Copie a fórmula estranha da planilha e peça:

Contexto: herdei uma planilha de controle de estoque de uma loja de roupas. Na coluna F existe esta fórmula, que eu não entendo: [cole a fórmula aqui]. Tarefa: explique o que ela faz, parte por parte, como se fosse para alguém que nunca escreveu fórmula. Formato: uma lista, uma linha por parte da fórmula. No fim, diga em uma frase o que o resultado final representa e em que situação ela pode dar erro.

Um escritório contábil tinha uma planilha de honorários com um PROCV dentro de um SEERRO que devolvia "verificar" sempre que o cliente não estava na tabela de preços. Ninguém sabia por que alguns clientes apareciam como "verificar". A explicação da IA mostrou que a tabela de preços tinha o nome do cliente com um espaço a mais no fim. Duas linhas de explicação, um problema de meses resolvido.

Cuidado

Fórmula certa na coluna errada dá resultado errado com cara de certo. Quando a IA disser "a coluna D", confira se D é mesmo a coluna de valor na sua planilha. Ela só sabe o que você contou.

Limpeza de dados: o trabalho chato que a IA planeja para você

Dado bagunçado é a causa de metade das fórmulas "que não funcionam". Nome de cliente com espaço no fim, "são paulo" numa linha e "São Paulo" na outra, telefone com e sem traço, valor digitado como texto, o mesmo produto cadastrado duas vezes. A IA não vai limpar a planilha por você (e você não vai colar a planilha toda nela, como veremos daqui a pouco). O que ela faz muito bem é montar o roteiro de limpeza e entregar a fórmula de cada passo.

Espaços sobrando

=ARRUMAR(A2) tira os espaços do começo, do fim e os duplicados no meio. É o primeiro passo em qualquer lista de nomes ou produtos.

Maiúsculas e minúsculas

Padronize antes de comparar. A IA te diz qual função usar na sua planilha para deixar tudo em maiúsculas ou só a primeira letra de cada palavra.

Duplicados

=CONT.SE(A:A;A2) numa coluna auxiliar mostra quantas vezes cada valor aparece. Tudo que der mais de 1 merece uma olhada antes de apagar.

Número como texto

Valor alinhado à esquerda com cara de número costuma ser texto, e a soma ignora. A IA explica como converter na sua planilha sem perder o dado original.

O pedido de roteiro fica assim:

Contexto: tenho uma planilha de cadastro de clientes de uma loja de material de construção, no Excel em português. Ela tem cerca de 800 linhas e estes problemas: nomes com espaço no fim, cidade escrita de vários jeitos, telefones com e sem traço, alguns CEPs como texto e clientes repetidos. Tarefa: monte um roteiro de limpeza, na ordem em que devo fazer, sem apagar nada da planilha original. Formato: lista numerada. Para cada passo: o que fazer, a fórmula (se houver) em coluna auxiliar, e como conferir que deu certo antes de ir para o próximo. Não invente funções; se tiver dúvida sobre o nome da função na versão em português, diga.

Note a última frase. Pedir que a IA declare a dúvida funciona: ela costuma sinalizar quando não tem certeza do nome de uma função numa versão específica, e você confere na ajuda da planilha em vez de perder vinte minutos com um erro.

Dica

Faça a limpeza sempre em colunas auxiliares ou numa cópia da aba. Quando tudo estiver conferido, aí sim substitui. Roteiro de limpeza que apaga a coluna original no passo 1 é roteiro para perder dado.

Analisar uma tabela colada

Aqui a IA brilha e aqui mora o maior risco, então vamos com calma. Você pode colar um pedaço de tabela na conversa (copiar as células da planilha e colar já funciona na maioria dos assistentes) e pedir que ela leia, encontre padrões, compare períodos, aponte o que se destaca. Para tabelas pequenas, algumas dezenas de linhas, isso rende conclusões úteis em segundos. Alguns assistentes têm um recurso de análise de dados que roda código de verdade sobre a tabela; quando ele existe, as contas ficam mais confiáveis, mas o método de validação continua o mesmo.

Antes de colar: tire as pessoas

A análise quase nunca precisa saber quem é o cliente, o paciente ou o funcionário. Então, antes de colar, apague as colunas de nome, CPF, telefone, e-mail e endereço. Deixe data, categoria, valor, status, cidade. Se precisar distinguir clientes, troque o nome por um número (cliente 1, cliente 2) numa coluna auxiliar. A aula 13 aprofunda isso; por enquanto a regra simples: coluna que identifica pessoa não sai da planilha.

Contexto: sou gerente de uma clínica de fisioterapia. Abaixo estão 60 linhas de atendimentos de agosto, com as colunas data, convênio, tipo de sessão, valor e status do pagamento. Não há dados de pacientes. Tarefa: analise a tabela e responda: qual convênio representa a maior parte do faturamento, qual tipo de sessão tem mais pagamentos pendentes, e se existe algum dia da semana com muito menos atendimentos. Formato: para cada resposta, mostre a soma ou a contagem que a sustenta, em uma tabela pequena, para eu conferir na planilha. Se a tabela não permitir concluir algo, diga. Tabela abaixo: [cole as células aqui] Fim da tabela.

Como validar a análise

A régua de três perguntas da aula 01 responde: isso é fato (uma soma), dá para conferir rápido (sim, é uma fórmula) e o custo do erro pode ser alto (você vai decidir com base nisso). Então confira. Não tudo: uma amostra. Pegue dois números que a IA mostrou, por exemplo a soma do convênio que ela apontou como maior, e monte a fórmula na planilha: =SOMASE(B:B;"Convênio X";D:D). Se os dois baterem, a análise merece confiança. Se um não bater, nenhuma parte dela merece, e você recomeça pedindo que ela refaça mostrando a conta linha a linha.

Exemplo real

Uma escola de idiomas colou a lista de matrículas do semestre (sem nomes: só turma, horário, valor, forma de pagamento) e perguntou onde estava perdendo dinheiro. A IA apontou que as turmas de sábado tinham a maior taxa de inadimplência. A coordenadora conferiu com um CONT.SE por turma e status: batia. Foi a primeira vez que alguém olhou aquela planilha por esse ângulo. A conclusão era da IA; a decisão de mudar a política de cobrança do sábado foi dela.

Cuidado

Tabela grande demais não cabe na conversa, e o assistente pode ler só uma parte sem avisar. Se você colou 2.000 linhas e a IA respondeu como se fosse normal, desconfie. Para volume, use a planilha (tabela dinâmica, filtros) e peça à IA que te ensine a montar, não que faça a conta.

Prática · 10 min

Peça 3 fórmulas e valide cada uma

No documento Meu curso de IA, crie o título "Aula 07: minhas fórmulas". Abra uma planilha real do negócio (ou uma cópia dela) e anote as colunas: letra, nome, o que contém.
Escreva 3 perguntas que você gostaria que a planilha respondesse, em português comum. Exemplos: "quanto vendi de cada produto neste mês", "quantos clientes estão com pagamento atrasado", "qual o preço deste produto na tabela da outra aba".
Para cada pergunta, monte o pedido com contexto (planilha, idioma, separador, colunas), tarefa (a pergunta) e formato (fórmula, explicação por partes, exemplo de teste com 3 linhas).
Cole a fórmula na planilha. Monte o teste com 3 linhas cuja resposta você sabe de cabeça. Anote no documento: fórmula, o que ela faz em uma frase, resultado do teste (bateu ou não).
Se alguma não bateu, cole de volta na conversa a fórmula, o que você esperava e o que veio. Peça a correção e teste de novo. Anote o que estava errado.
Escolha a fórmula mais útil das três e deixe na planilha de verdade, com um comentário na célula dizendo o que ela faz.

Entregável: 3 fórmulas reais, testadas, com explicação em linguagem simples, guardadas no documento e pelo menos uma em uso na planilha do negócio. Elas entram na sua biblioteca de pedidos da aula 10.

Resumo da aula

Divisão de trabalho: a IA escreve e explica a fórmula, a planilha calcula, você valida com um caso conhecido.
Diga no pedido o programa, o idioma e o separador (ponto e vírgula em português). Descreva as colunas, porque a IA não vê a planilha.
Peça sempre a fórmula, a explicação por partes e um teste de 3 linhas. Fórmula herdada: cole e peça a explicação parte por parte.
Limpeza de dados: peça o roteiro em ordem, com fórmula por passo, sempre em coluna auxiliar ou cópia, nunca sobre o original.
Antes de colar uma tabela para análise, apague as colunas que identificam pessoas. A análise não precisa delas.
Valide toda análise conferindo uma amostra de dois números na planilha. Um não bate, nada vale.

Quiz da aula

Quatro perguntas para fixar. A melhor nota fica guardada para o certificado.

Planilhas com IA: fórmulas, limpeza e análise