Isaque Victor cursos gratuitosNesta aula
Ninguém lê o documento de 40 páginas. Todo mundo decide com base nele mesmo assim.
Edital, contrato de plano de saúde, manual do fornecedor, relatório da consultoria, norma do conselho. Chega, fica na pasta, e a decisão é tomada com base na capa e numa olhada rápida. Nesta aula você vai usar a IA para fazer três coisas com texto longo: resumir para decidir, estruturar antes de escrever e revisar sem perder o controle. As três seguem o mesmo princípio da aula 01: o material vem de você, a IA organiza, e cada ponto tem de onde veio.
- Ao final, você vai saber pedir um resumo que responde à sua pergunta, não à do autor do documento.
- Vai ter um método para montar relatórios e propostas começando pelo esqueleto.
- Vai sair com um documento real de 5 ou mais páginas resumido em 1 página útil, com a origem de cada ponto.
Resumir é responder a uma pergunta
O erro mais comum é pedir "resuma isso". A IA resume, e resume bem, mas resume o que o autor do documento considerou importante. Um manual de 30 páginas de um equipamento de padaria vira uma página sobre as vantagens do equipamento. Você queria saber a rotina de limpeza e o que anula a garantia. Não estava no resumo, porque você não perguntou.
Resumo útil começa pela decisão. Antes de colar o documento, responda para você mesmo: o que vou decidir ou fazer com isso? Essa resposta entra no pedido.
Três coisas fazem esse pedido funcionar: a decisão explícita (treinar equipe, proteger garantia), o formato pensado para o uso (listas, linguagem para leigos) e a página ao lado de cada ponto. A última é o que permite conferir em segundos em vez de reler o manual inteiro.
Quando o documento é grande demais
Todo assistente tem um limite de texto por conversa. Documentos de dezenas de páginas em geral cabem; centenas, nem sempre. Se o assistente reclamar ou a resposta vier claramente incompleta, divida por capítulos e resuma um de cada vez, com a mesma pergunta. Depois peça: "junte os resumos parciais abaixo numa página só, sem repetir pontos". Os três assistentes aceitam arquivos anexados (o tamanho permitido varia com o plano), o que costuma ser mais prático do que colar; o pedido é o mesmo.
Cuidado
Antes de colar ou anexar, olhe o documento pela lente da aula 02: tem nome de pessoa, CPF, dado de saúde, valor com nome ao lado? Contrato de cliente, laudo, prontuário e folha de pagamento não entram inteiros. A aula 12 mostra como anonimizar contrato antes de usar; a aula 13 aprofunda a regra geral. Manual de equipamento, edital público, norma e relatório sem dado pessoal entram sem problema.
Ler um documento com perguntas, não só com resumo
Depois do resumo, o documento continua na conversa. Aproveite: pergunte. Uma conversa com um documento longo é uma das formas mais produtivas de usar IA no trabalho, e quase ninguém passa do primeiro resumo.
- "Existe alguma cláusula sobre reajuste? Cite o trecho."
- "O que o documento exige que eu entregue e em que prazo? Monte uma tabela com item, prazo e página."
- "Liste tudo o que está escrito de forma ambígua ou que pode ser interpretado de mais de um jeito."
- "O que um consultor cético apontaria como risco para uma empresa do meu tamanho?"
A última pergunta é a que mais rende. Lembre da aula 01: a IA concorda com a direção do pedido. Pedir a visão cética força o outro lado.
Exemplo real
Um escritório de arquitetura recebeu uma norma municipal nova sobre licenciamento, com dezenas de páginas. Em vez de ler tudo, a sócia colou a norma e perguntou: "quais artigos mudam alguma coisa para um escritório que faz reformas residenciais de até 200 metros quadrados?" A IA devolveu cinco artigos com o número de cada um. Ela leu só esses cinco no texto original, conferiu e mandou um aviso para a equipe no mesmo dia. O resumo geral da norma nunca foi pedido, porque não era a pergunta dela.
Dica
Quando a IA responder "não consta", acredite mais nela do que quando ela responde com certeza. Uma resposta "não consta" raramente é inventada. Uma resposta confiante às vezes é. Confira as confiantes; as ausências, só se o assunto for crítico.
Estruturar antes de escrever: o esqueleto
Agora o caminho inverso: você precisa produzir um documento longo. Relatório mensal para o sócio, proposta para um cliente, manual de procedimento para a equipe, apresentação escrita para o banco. A folha em branco assusta, e a tentação é pedir "escreva o relatório". Não faça isso. Você recebe dez páginas genéricas e passa mais tempo consertando do que passaria escrevendo.
A ordem que funciona tem três passos:
- Esqueleto. Peça só a estrutura: títulos de seção, uma linha dizendo o que entra em cada uma, e o que você precisa fornecer. Aprove ou ajuste a estrutura antes de existir um parágrafo.
- Seus dados. Para cada seção, escreva em tópicos soltos o que você sabe: números, fatos, decisões, argumentos. Não precisa ser bonito. Isso é o que a IA não tem.
- Redação por seção. Peça a redação de uma seção de cada vez, a partir dos seus tópicos. Revise, ajuste, siga para a próxima.
Um exemplo do primeiro passo, de uma clínica:
A IA devolve algo como: decisões do mês, resultado financeiro em três números, ocupação da agenda, o que deu certo, o que travou, próximo mês. Ao lado de cada seção, o que ela precisa de você. Você preenche os colchetes com os seus dados, e só então pede a redação, seção por seção. O relatório do mês seguinte usa o mesmo esqueleto, e a estrutura vira um modelo da sua biblioteca na aula 10.
Exemplo real
Uma empresa de manutenção de ar-condicionado precisava de um manual de procedimento para os técnicos novos, algo que adiava há dois anos. O dono pediu o esqueleto, ajustou a ordem das seções, e depois gravou áudios de cinco minutos para cada uma, contando como ele faz. Transcreveu, colou cada transcrição na seção correspondente e pediu a redação. O manual de doze páginas ficou pronto em duas tardes. O conteúdo era todo dele; a IA só deu forma.
Revisar em três camadas
Você escreveu, ou a IA redigiu e você ajustou. Antes de enviar, revise. Mas "revise esse texto" é um pedido ruim: a IA reescreve tudo do jeito dela, muda o tom e você perde o que era seu. Separe a revisão em camadas e peça uma de cada vez.
Camada 1: português
"Aponte erros de ortografia, gramática, concordância e digitação. Liste cada um com a correção. Não mude o sentido nem o tom." Você aplica o que concorda.
Camada 2: clareza
"Aponte frases longas demais, ambíguas ou repetidas. Para cada uma, sugira uma versão mais clara ao lado. Não altere o resto." Você escolhe.
Camada 3: leitor
"Leia como o [sócio, cliente, banco] que vai receber. O que ele não entenderia? O que ele perguntaria? O que falta para decidir?" Você responde às lacunas.
Em cada camada, peça uma lista de apontamentos, não um texto reescrito. Assim você decide item por item e o texto continua seu. Se depois de tudo quiser uma reescrita completa de um parágrafo específico, peça esse parágrafo, não o documento.
Uma agência de contabilidade usa a camada 3 em toda proposta: "leia como um dono de restaurante que nunca contratou contador e desconfia de letra miúda". As perguntas que a IA devolve viram uma seção de perguntas frequentes no fim da proposta, e o cliente fecha com menos idas e vindas.
Dica
Para textos que saem com a sua assinatura, mantenha a camada 1 e a camada 3 sempre. A camada 2 é opcional em texto curto e obrigatória em texto longo. Anote no documento Meu curso de IA os três pedidos como estão aqui; eles servem para qualquer texto.
Prática · 10 min
Resuma um documento de 5 ou mais páginas em 1 página útil
- Escolha um documento real do seu trabalho com pelo menos 5 páginas e sem dado pessoal: um manual, um edital, uma norma do seu setor, um relatório de fornecedor, um contrato-modelo em branco. Se tiver dado de pessoa, escolha outro ou anonimize antes.
- No documento Meu curso de IA, crie o título "Aula 05: resumo de decisão". Escreva em uma frase para que você vai usar o resumo: a decisão ou a ação que ele apoia.
- Monte o pedido com contexto, a decisão, o formato adequado ao uso (listas, tabela, ordem dos pontos), a exigência de página ou trecho ao lado de cada ponto, a instrução "não consta" e os marcadores de início e fim do documento. Cole ou anexe o documento e envie.
- Escolha 3 pontos do resumo e confira cada um no documento original, na página indicada. Anote se estava certo, incompleto ou inventado.
- Faça duas perguntas de seguimento ao documento, uma delas a visão cética. Cole as respostas abaixo do resumo.
- Cole o resumo final, com as suas correções, no documento. Anote quanto tempo levou e quanto tempo levaria para ler o original inteiro.
Resumo da aula
- Resumo é resposta a uma pergunta. Diga à IA qual decisão o resumo apoia, e o formato certo para esse uso.
- Peça a página ou o trecho ao lado de cada ponto e a resposta "não consta" quando o documento não trata. É o que torna o resumo conferível.
- Depois do resumo, pergunte ao documento. Peça a visão cética; ela rende mais do que a concordância.
- Para escrever documento longo: esqueleto, seus dados em tópicos, redação por seção. Nunca "escreva o relatório" de uma vez.
- Revisão em três camadas, uma por vez: português, clareza, leitor. Peça lista de apontamentos, não texto reescrito.
- Documento com dado pessoal não entra inteiro. Manual, edital, norma e relatório sem nomes entram sem problema.
Quiz da aula
Quatro perguntas para fixar. A melhor nota fica guardada para o certificado.