Isaque Victor cursos gratuitosNesta aula
O dono do negócio não precisa de mais dados. Precisa de alguém que leia os dados por ele toda segunda de manhã.
Quase toda empresa pequena tem uma planilha de vendas, de atendimentos ou de pedidos. Quase nenhuma tem alguém que abra essa planilha na segunda-feira e diga em cinco linhas o que aconteceu na semana. Nesta aula você monta esse leitor: um fluxo que acorda toda segunda, lê a planilha, manda os números prontos para um passo de IA e entrega um resumo curto na sua caixa de entrada antes do café. Com uma regra que eu não abro mão: a IA escreve, mas quem conta é a planilha.
- Ao final, você vai saber separar o que a planilha calcula do que a IA escreve, e por que essa divisão evita relatório errado com cara de certo.
- Vai entender como montar o pedido de IA com regra de não inventar e formato fixo.
- Vai sair com um entregável: um relatório de segunda-feira chegando sozinho por e-mail, com números conferidos contra a planilha.
A divisão que faz o relatório ser confiável
Aqui vai o ponto mais importante da aula, e eu vou repetir mais de uma vez: modelo de linguagem escreve bem e conta mal. Se você colar duzentas linhas de vendas num passo de IA e pedir o total da semana, ele vai devolver um número. Às vezes certo. Às vezes errado por pouco. E o errado sai com a mesma cara de certo, no mesmo tom seguro. Num relatório que vai orientar a compra da semana, isso é inaceitável.
A solução é dividir o trabalho:
A planilha conta
Total da semana, total da semana anterior, item mais vendido, dia mais forte, ticket médio. Tudo por fórmula, numa aba Resumo, ou num nó de cálculo do fluxo. É determinístico: o mesmo dado dá sempre o mesmo resultado.
A IA escreve
Recebe os números prontos e transforma em cinco linhas que uma pessoa lê em trinta segundos: o que subiu, o que caiu, o que chama atenção. Sem calcular nada, sem completar o que falta.
Com essa divisão, o pior que a IA pode fazer é escrever mal. E escrever mal você percebe lendo. Errar uma soma você só percebe conferindo, e ninguém confere toda segunda.
Dica
Crie uma aba chamada Resumo na própria planilha de vendas, com uma linha por semana e as fórmulas prontas: soma da semana, soma da anterior, variação em porcentagem, item mais vendido. O fluxo lê só essa aba. Você consegue abrir e conferir num olhar, e a planilha vira a fonte da verdade para tudo.
O fluxo do resumo semanal
Vamos ao exemplo de uma padaria com cafeteria, que anota as vendas do dia numa planilha: data, categoria (pães, doces, café, salgados), valor. A dona quer saber toda segunda como foi a semana. Em peças de automação:
- Gatilho de agenda: toda segunda-feira às 7h. No n8n, procure o gatilho do tipo agenda e escolha o dia da semana e a hora. No Make e no Zapier a lógica é a mesma, muda o nome da caixinha.
- Ler a aba Resumo: procure o nó de Planilhas Google e leia a linha da semana que acabou de fechar. Se preferir ler as linhas cruas, adicione em seguida um nó de cálculo (no n8n, o nó de somar ou o de editar campos com expressão) para gerar os totais. Nunca deixe isso para a IA.
- Passo de IA: adicione um passo do tipo IA (o nó de modelo ou de cadeia de IA). Monte o pedido com contexto, regra e formato, e cole os números como campos da linha.
- Enviar: procure o nó de e-mail e envie o texto da IA para a dona, com assunto "Resumo da semana de [data]".
- Registrar: opcional, mas útil: grave o texto do resumo numa aba Histórico da planilha. Em três meses você tem o diário do negócio escrito sozinho.
O pedido do passo de IA é a parte que merece mais cuidado. Este é o que eu uso como base:
Os nomes entre chaves são as colunas da aba Resumo. No n8n eles aparecem como expressões do tipo {{ $json.total_semana }}, e o nome é o que você deu na coluna. Repare em três coisas no pedido: a regra de não inventar está escrita com todas as letras; o alerta tem um limite fixo que é seu; e o formato tem número de linhas. Sem formato fixo, cada segunda o relatório vem de um jeito e você para de ler.
Cuidado
Se a aba Resumo estiver vazia numa segunda (ninguém lançou as vendas), o fluxo vai mandar os campos em branco para a IA. Com a regra de não inventar, ela escreve "dado não informado". Sem a regra, ela pode escrever "as vendas ficaram estáveis" com base em nada. Teste esse caso de propósito: apague os números de uma linha e execute o fluxo. O relatório precisa dizer que faltou dado.
O que colocar no resumo (e o que deixar de fora)
Um relatório automático bom é curto e responde sempre as mesmas perguntas. Para escolher as suas, pense no que você faria diferente se soubesse o número. Se o número não muda nenhuma decisão, sai do relatório.
| Negócio | Três números que decidem algo | Alerta fixo |
|---|---|---|
| Padaria | Total da semana, categoria mais vendida, dia mais fraco | Queda de mais de 20% no total |
| Clínica | Consultas realizadas, faltas, novos pacientes | Faltas acima de 15% das consultas |
| Escritório contábil | Clientes com documento pendente, entregas no prazo, novos contratos | Qualquer pendência com mais de 5 dias |
| Loja de roupas | Total, peça mais vendida, estoque abaixo do mínimo | Item com estoque zero |
Os limites dos alertas na tabela são exemplos. O seu número vem do seu negócio, e você ajusta depois de algumas semanas. O que não muda é o princípio: a regra é fixa, escrita por você, e a IA só a aplica ao número que recebeu.
Quem recebe
O resumo é um dado interno do negócio. Vai para o dono e, se fizer sentido, para quem decide compra e escala. Não vai para grupo de WhatsApp da equipe inteira, não vai para fornecedor. E o e-mail que o fluxo usa para enviar é uma conta da empresa, com a credencial guardada só no n8n.
Exemplo real
Antes: a dona da padaria abria a planilha na segunda quando lembrava, rolava até o fim, somava de cabeça e decidia a compra de farinha pela sensação. Depois: às 7h chega um e-mail de seis linhas. Na terceira semana, o alerta apareceu: "ATENÇÃO: queda acima de 20%". Ela abriu a planilha, viu que era o feriado da quinta, e não mudou a compra. Na quinta semana, apareceu de novo sem feriado, e ela descobriu que o café da concorrente tinha aberto na mesma rua. O relatório não resolveu nada sozinho. Ele fez a pergunta certa no dia certo.
Conferindo antes de confiar
Nas primeiras semanas, trate o relatório como estagiário novo: leia e confira. Abra a aba Resumo, compare cada número do e-mail com a célula. Se bater três segundas seguidas, você pode passar a conferir uma vez por mês, por amostragem. Se em algum momento não bater, o erro está em um de três lugares: a fórmula da planilha, o campo que o fluxo leu, ou a IA que ignorou a regra. Nessa ordem de probabilidade.
Aproveite para guardar o histórico. Uma aba com o texto de cada semana vale mais do que parece: quando você quiser entender por que um mês foi ruim, os resumos contam a história em ordem, escritos na hora, sem a memória colorir.
Prática · 10 min
Monte o relatório de segunda-feira
- Pegue uma planilha de vendas ou atendimentos do seu negócio (ou crie uma de teste com duas semanas de dados fictícios: data, categoria, valor).
- Crie a aba Resumo com uma linha por semana e as fórmulas: total da semana, total da anterior, variação em porcentagem, categoria mais vendida, dia mais forte. Confira as fórmulas à mão em uma linha.
- No n8n, crie um fluxo com gatilho de agenda para toda segunda às 7h (execute manualmente para testar) e um nó de Planilhas Google lendo a última linha da aba Resumo.
- Adicione um passo do tipo IA com o pedido desta aula, trocando o contexto pelo seu negócio e os campos pelos nomes das suas colunas.
- Adicione o nó de e-mail enviando o texto da IA para o seu endereço, com assunto "Resumo da semana". Execute e leia o e-mail.
- Confira cada número do e-mail contra a aba Resumo. Depois apague os números de uma linha de teste, execute de novo e confirme que o relatório escreve "dado não informado" em vez de inventar.
Resumo da aula
- Modelo de linguagem escreve bem e conta mal. Somas ficam na planilha ou num nó de cálculo; a IA recebe os números prontos.
- O fluxo: gatilho toda segunda, ler a aba Resumo, passo de IA com regra e formato, enviar por e-mail, guardar no histórico.
- O pedido de IA tem três coisas obrigatórias: regra de não inventar, alerta com limite fixo definido por você, formato com número de linhas.
- Escolha só números que mudam uma decisão. Se não muda nada, sai do relatório.
- Teste o caso do dado faltando de propósito: o relatório precisa avisar, não completar.
- Confira cada número contra a planilha nas primeiras semanas; depois, uma amostra por mês.
Quiz da aula
Quatro perguntas para fixar. A melhor nota fica guardada para o certificado.